التنفيذ الناجح و الفعال لإدارة المشاريع

تمكّنك خدماتنا الاستشارات وإدارة المشاريع من ضمان النجاح المستدام من خلال إشراك موظفيك ، وتوفير هدف واضح يركز على النتائج وإنشاء نظام مراقبة لإجراء تقييم موثوق به. نحن نقدم كامل الإرشاد تهدف إلى تحسين جميع مراحل المشروع ، مع التركيز على الكفاءة من جميع النواحي.

مقدّمة في ادارة المشاريع :

ما هو المشروع ؟ يعتبر المشروع هو عبارة عن مجموعة مؤقتة من الأنشطة المصمّمة لإنتاج منتجٍ أو خدمةٍ فريدة من نوعها.

المشروع هنا مقيّد بزمن، أي له تاريخ بداية وتاريخ نهاية، وبالتالي لديه إطار وموارد محدّدة.

ويتميّز المشروع بأربعة عناصر أساسيَّة:

• إطار زمني محدَّد مع تاريخ البداية وتاريخ النهاية وإنجازات محدَّدة
• نهج قائم على حسن التنسيق للأحداث المترابطة وتتابُعها
• نتيجة مرجوّة مثل حدث هام أو جدول زمني أو هدف معيّن
• خصائص فريدة تعتمد على موارد المشروع ونطاقِه وبيئته

إدارة المشاريع هي تطبيقٌ للمعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات في خلال أنشطة المشروع لتحقيق متطلباته. يتم تسليم المشروع في مراحل من إجراءات مشتركة في عملية إدارة المشاريع.

وتندرج إجراءات إدارة المشروع في خمس مجموعات هي:

• التّأسيس
• التخطيط
• التنفيذ

وبالنسبة لمراحل المشروع، فهي تساعد مدير المشروع على ضمان تحقيق الإنجازات المتوخّاة في نهاية كل مرحلة وعلى إعداد أعضاء فريق المشروع بشكل صحيح للمرحلة المقبلة.

كمديرٍ للمشروع، تذكّر أن تبقى على استعدادٍ للتخطيط والإدارة والتنفيذ والمراقبة والدعم والقياس وتقديم التقارير والتواصل ومواجهة التحديات والمخاطر غير المخطط لها.

تأسيس المشروع والتّخطيط له

إذا أردت أن ينجح مشروعك، فعليك أن تبدأ بانطلاقةٍ جيّدة. حيث إنّ عدم وضوح أهداف المشروع الخاص بك يمكن أن يأخذ المشروع في اتجاهٍ مختلف ويخلق توقعات ومخاوف غير واقعية.

قبل البدء بالتَّخطيط والمتابعة وتقديم التقارير، عليك أن تتأكد من توافق الجميع عبر وثيقة واضحة الأهداف حول بدء المشروع. وتهدف هذه الوثيقة إلى تخطيط المشروع وتضمن إيضاح اتجاهه لجميع الأطراف المعنيّة.

وتشمل وثيقة بدء المشروع المعلومات اللّازمة لبدء مشروعك وإيصال المعلومات الأساسية لأصحاب المصلحة في المشروع.

تتضمّن وثيقة بدء المشروع غالبًا ما يلي:

1. اسم المشروع
2. غاية المشروع والفوائد العائدة عنه
3. الأهداف المتوقعة
4. الإنجازات والنتائج

توفر وثيقة بدء المشروع ما يلي:

• تعرّف المشروع ونطاقه
• تبرر المشروع
• تؤمّن تمويل المشروع، إذا لزم الأمر
• تحدّد أدوار المشاركين في المشروع ومسؤوليّاتهم
• توفّر المعلومات اللّازمة لزيادة إنتاجية المشاركين وفعاليّتهم

عبر صياغة وثيقة بدء المشروع، تقوم بالإجابة على الأسئلة التالية: ماذا؟ لماذا؟ من؟ كيف؟ متى؟

وضع خطة المشروع الخاص بك

بعد صياغة وثيقة بدء المشروع، تصبح على استعداد لوضع خطة المشروع التي هي خارطة طريق للمشروع. لوضع خطة المشروع سوف تحتاج إلى ما يلي:

• تقويمات المشروع وتقويماتك الشّخصية على مستوى أيام العمل والنّوبات وتوافر الموارد
• وصف نطاق المشروع لتحديد تواريخ البدء والانتهاء الرئيسية والافتراضات الرئيسية وراء هذه الخطة، والصعوبات والقيود الرئيسية
• توقعات أصحاب المصلحة للمساعدة في تحديد معالم المشروع
• مخاطر المشروع للتأكد من توافر الوقت لمعالجة المخاطر التي تمّ تحديدها
• قوائم الأنشطة والاحتياجات من الموارد اللاّزمة لتحديد ما إذا كانت هناك عوائق أخرى يجب مراعاتها عند وضع الجدول الزمني

يتمحور دور خطة المشروع حول:

• قيادة عمليّة تنفيذ المشروع ومراقبته
• توثيق افتراضات التّخطيط وقراراته
• تسهيل التواصل بين أصحاب المصلحة
• توثيق النّطاق المعتمد والتّكلفة والخطوط الأساسية للجدول الزّمني

يمكن إنشاء خطة المشروع باستخدام:

• مخطَّط جانت (Gantt): هو نوع من التخطيط الشريطي يوضح جميع المهام المتعلّقة بالمشروع بالإضافة إلى ترتيبها في جدولٍ زمني بصري. وهذا يعطي لمحة عامة فورية عن المشروع والمهام المرتبطة به وموعد انتهائها.
• مخطط بيرت (PERT): هو مخطط شبكي يوضح التّرتيب التسلسلي لأعمال المشروع حيث لا يمكن البدء ببعض الأنشطة قبل استكمال غيرها
• ملف اكسل (Excel) بسيط

ما يجب إدراجه في خطة مشروعك

تعتبر خطة المشروع خارطة طريق في ادارة المشاريع حيث إنّها تخلق لغةً مشتركةً يمكن للأطراف المعنيَّة الرّجوع إليها للتأكد من أن المشروع يسير نحو الهدف المحدّد فيما يخص الوقت والنتائج والتكاليف.

تشمل خطة المشروع عادةً ما يلي:

• إدارة نطاق المشروع: المشروع (العمل المتوقع) والمنتج (الميزات والوظائف)
• إدارة المتطلبات: التوثيق والتحليل وتحديد الأولويات والاتفاق على المتطلبات ثم السيطرة على التغيير والتواصل مع الجهات المعنية
• إدارة الجدول الزمني:معالم المشروع والأنشطة والمواد المقدمة، وتواريخ البداية والنهاية المتوقعة
• الإدارة المالية: تفاصيل الاستثمار والميزانية
• إدارة الجودة: تخطيط الجودة ومراقبة الجودة وضمان الجودة وتحسين الجودة
• إدارة الموارد: الموارد المالية و الأدوات والموارد البشرية والمهارات والموارد الإنتاجية، و/ أو تكنولوجيا المعلومات
• إدارة أصحاب المصلحة: تحديد علاقات إيجابية مع أصحاب المصلحة وإدارتها من خلال الإدارة المناسبة لتطلعاتهم والأهداف المتفق عليها
• إدارة الاتصالات: ما هي المعلومات المحتاجة في المشروع، ومن يحتاج أي معلومات، ومتى يجب أن تجهز المعلومات، و ما هو الشكل الذي يتم تسليمها فيه، ومن سيكون مسؤولا عن نقل المعلومات وتقديمها
• إدارة تغير المشروع: تغيير التحكم بمعايير المشروع وأثرها عليه
• إدارة المخاطر: تحديد المخاطر وتقييمها وتحديد الأولويات
• إدارة المشتريات: إنشاء العلاقات وصيانتها وإغلاقها مع موردي السلع والخدمات اللازمة للمشروع

بالإضافة إلى وثيقة بدء المشروع وخطة المشروع، يمكن لمدراء المشروع إعداد هيكلية تقسيم العمل التي هي إنجاز رئيسي يساهم في تنظيم عمل الفريق إلى أقسام يمكن التحكم بها.

إنّ استخدام الخطوات والرسم البياني أعلاه يعتمد إلى حدٍّ كبير على مدى تعقيد المشروع وحجمه. تذكّر أنّ التخطيط الجيد يرفع معدل النجاح أكثر.

تنفيذ مشروعك بفاعلية:

الآن وقد أعددتَ خطة مشروعك، أصبحت جاهزًا لبدء مراحل تنفيذ المشروع لتحقيق الأهداف المرجوّة. ويشمل التنفيذ التوزيع المناسب والتنسيق وإدارة الموارد البشرية والمادية والمالية. وبصفتك مديرًا للمشروع، عليك أن تسيطر عبر عملية الرصد والتحكم على كل العمليات والمواد المقدمة وأداء المشروع حتى يتسنى لك تحديد المشاكل المحتملة في الوقت المناسب واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

وغالبًا ما تشمل عملية الرّصد والتحكم ما يلي:

• قياس أنشطة المشروع الجارية (العملية الحاليّة وما هي عليه)
• رصد متغيرات المشروع (التكلفة والجهد، والنطاق، وما إلى ذلك) مقابل خطة إدارة المشروع وأداء المشروع (العملية المستقبلية – وما يجب أن تكون عليه)
• تحديد الإجراءات التصحيحية لمعالجة القضايا والمخاطر بشكل صحيح (كيف يمكن أن نعود إلى المسار الصحيح مرة أخرى)
• التأثير في العوامل التي من شأنها الالتفاف على عملية التحكم في التغيير بحيث يتم تطبيق التغييرات الموافق عليها فحسب

يجب على مدراء المشاريع مراقبة ثلاثة عناصر رئيسية هي: الوقت والنطاق والتكلفة. ويشمل النطاق المواد التي يجب تقديمها استنادًا إلى نوعية معينة متفق عليها في خلال فترة زمنية محددة. ولا ينبغي أبدًا التضحية بالجودة، ولكن يمكن تعديلها من خلال إعادة تحديد النطاق، بالاتفاق مع صاحب المشروع.

احجز موعدك اليوم مع احد خبرائنا, استشارات محاسبية مجانية مع فريق محمد كرمي.